POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNÉESPERSONNELLES ET DE CONFIDENTIALITÉ — ORBICHAIN

1.1. La présente Politique établit les lignes directrices pour la collecte, le stockage, l’usage, la circulation, la transmission, le transfert et la suppression des données personnelles traitées par NOVACODIFY S.A.S. (« NOVACODIFY ») dans le développement de l’écosystème technologique Orbichain, dont elle est titulaire et unique opérateur. Orbichain est une marque et non une personne morale.

1.2. Elle est régie par la Constitution Politique (arts. 15 et 20), la Loi 1581 de 2012, le Décret 1074 de 2015 (qui compile le Décret 1377 de 2013), la Loi 1266 de 2008 dans ce qui est pertinent, et les instructions de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

1.3. La présente Politique se substitue intégralement à toute version antérieure.

Autorisation : consentement préalable, exprès et informé du Titulaire pour le traitement de ses données.

Avis de confidentialité : communication qui informe le Titulaire de l’existence de la présente Politique et des finalités du traitement.

Base de données : ensemble organisé de données personnelles objet de traitement.

Donnée personnelle : information liée ou associable à une personne physique déterminée ou déterminable.

Donnée sensible : celle qui affecte l’intimité du Titulaire ou dont l’usage indu peut engendrer une discrimination ; inclut les données biométriques.

Sous-traitant du Traitement : celui qui traite des données pour le compte du Responsable.

Responsable du Traitement : NOVACODIFY S.A.S.

Titulaire : personne physique dont les données sont objet de traitement (l’Utilisateur d’Orbichain).

Transfert : envoi de données à un destinataire qui est également Responsable, en Colombie ou à l’étranger.

Transmission : envoi de données à un Sous-traitant pour qu’il les traite pour le compte du Responsable.

NOVACODIFY applique les principes de légalité, finalité, liberté, véracité, transparence, accès et circulation restreints, sécurité et confidentialité (art. 4, Loi 1581 de 2012). Elle collecte uniquement les données nécessaires et proportionnelles aux finalités déclarées.

4.1. Mineurs. Orbichain n’est pas destiné aux mineurs de dix-huit (18) ans et ne collecte pas délibérément leurs données. Si un enregistrement de mineur est détecté, ses données seront supprimées, sauf obligation légale de conservation, et le compte sera clôturé.

4.2. Données non collectées. NOVACODIFY ne traite pas de données sur l’origine ethnique ou raciale, l’orientation politique, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé ni les données sur la vie sexuelle du Titulaire.

Les données sont traitées exclusivement pour les finalités suivantes. Toute finalité non listée exigera une autorisation supplémentaire et spécifique.

5.1. Prestation du service : créer et administrer le Compte Orbichain ; exécuter des Permutations, Envois Externes et transferts OrbiTag ; refléter la Position en Actifs Virtuels ; transmettre au fournisseur tiers autorisé les instructions de conversion de l’Utilisateur ; émettre des factures ; administrer les Niveaux Orbichain et le Programme de Parrainage Direct.

5.2. Identification, sécurité et prévention de la fraude : vérifier l’identité au moyen d’une validation documentaire et biométrique ; détecter l’usurpation, les comptes multiples et les autoparrainages ; détecter les accès non autorisés et l’activité anormale ; administrer les facteurs d’authentification.

5.3. Conformité normative : exécuter la diligence raisonnable de connaissance du client ; consulter les listes restrictives et la condition de PEP ; réaliser un monitoring transactionnel et une analyse de chaîne ; élaborer et transmettre à l’UIAF les rapports applicables, y compris ceux d’opérations suspectes ; répondre aux demandes d’autorité compétente.

5.4. Conformité fiscale et comptable : remplir les obligations de facturation, de déclaration et de conservation auprès de la DIAN.

5.5. Support et relation avec le Titulaire : traiter les consultations, pétitions, plaintes et réclamations ; envoyer des communications transactionnelles et de sécurité (confirmations, alertes d’accès, avis de changements aux Termes), inhérentes au service et non désactivables tant que le compte est actif.

5.6. Amélioration du service : analyser de manière agrégée et dissociée l’usage de la Plateforme pour améliorer les fonctionnalités et corriger les erreurs.

5.7. Communications commerciales — optionnelles et révocables : envoyer des informations sur de nouvelles fonctionnalités, contenus éducatifs et avantages. Exige une autorisation séparée, est optionnelle, son refus n’affecte pas le service, et est révocable à tout moment depuis la Plateforme ou à legal@orbichain.com.

5.8. Finalités expressément exclues. NOVACODIFY NE traitera PAS les données du Titulaire pour : élaborer, vendre, céder ou concéder sous licence des profils de crédit ou scores de comportement à des tiers ; commercialiser des bases de données ; céder des données à des tiers pour leurs propres finalités commerciales ; ni utiliser des données biométriques à une fin autre que la vérification d’identité et la prévention de la fraude.

6.1. La fourniture de données sensibles est facultative (art. 6, Loi 1581 de 2012).

6.2. La validation biométrique est le moyen par lequel NOVACODIFY remplit son devoir d’identification. Sans elle, elle ne peut fournir le service ni habiliter des opérations. Ceci n’est pas une sanction, mais l’impossibilité matérielle de remplir une obligation légale.

6.3. L’autorisation pour le traitement des données biométriques est recueillie au moyen d’une case indépendante et spécifique, en informant de son caractère sensible et facultatif.

6.4. Les données biométriques sont utilisées uniquement pour vérifier l’identité et prévenir l’usurpation. Elles ne sont pas utilisées pour la publicité ni la segmentation, ni cédées à des tiers à des fins commerciales.

6.5. Elles sont chiffrées en transit et au repos, stockées de manière séparée, et leur accès est restreint au personnel autorisé sous registre d’audit.

NOVACODIFY s’appuie sur des tiers qui reçoivent uniquement les données nécessaires à leur fonction, sous un contrat qui leur impose confidentialité, sécurité et usage limité.

7.1. Fournisseur de conversion. En utilisant le Service de Conversion, le Titulaire noue une relation directe avec ledit fournisseur, qui agit comme Responsable indépendant à l’égard des données qu’il collecte et dont la politique de confidentialité le Titulaire devra accepter. NOVACODIFY ne répond pas du traitement que ce fournisseur réalise sous sa propre responsabilité.

8.1. Certains Sous-traitants sont domiciliés hors de Colombie ; en conséquence, les données du Titulaire peuvent être transmises internationalement.

8.2. Base de légitimation : (i) l’autorisation expresse et informée du Titulaire ; (ii) des contrats de transmission qui imposent au Sous-traitant les devoirs de l’art. 25 du Décret 1074 de 2015 ; et (iii) le cas échéant, que le pays destinataire soit considéré comme offrant un niveau adéquat de protection par la SIC.

8.3. NOVACODIFY conserve la qualité de Responsable et répond devant le Titulaire du traitement que ses Sous-traitants réalisent pour son compte.

Le Titulaire a le droit de : connaître et accéder gratuitement à ses données ; mettre à jour et rectifier des données inexactes ou incomplètes ; demander la preuve de l’autorisation ; être informé de l’usage donné à ses données ; présenter des plaintes auprès de la SIC, en épuisant préalablement la procédure devant NOVACODIFY ; et révoquer l’autorisation et demander la suppression, sous réserve des limitations du numeral 10.

10.1. La révocation et la suppression ne procèdent pas tant que subsiste un devoir légal ou contractuel de conserver l’information, en particulier celui dérivé de la réglementation de prévention du blanchiment d’actifs et des obligations commerciales et fiscales.

10.2. Pendant ce délai, les données sont maintenues en blocage : elles sont conservées à la disposition exclusive des autorités compétentes et ne sont utilisées pour aucune autre finalité.

10.3. Une fois le délai légal écoulé, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

10.4. La révocation des finalités optionnelles du numeral 5.7 procède à tout moment, est immédiate et n’affecte pas le service.

11.1. Canal : demande à legal@orbichain.com ou depuis la section de confidentialité de la Plateforme.

11.2. Contenu : nom complet, numéro de document, courriel enregistré, description claire des faits et du droit exercé.

11.3. Délais :

Consultation — Réponse : 10 jours ouvrables — Prolongation : Jusqu’à 5 jours ouvrables supplémentaires, en informant du motif

Réclamation — Réponse : 15 jours ouvrables — Prolongation : Jusqu’à 8 jours ouvrables supplémentaires, en informant du motif

11.4. Réclamation incomplète : NOVACODIFY requerra le Titulaire dans les cinq (5) jours suivants pour régulariser ; passé deux (2) mois sans réponse, elle sera réputée abandonnée.

11.5. Annotation : dès réception de la réclamation, la légende « réclamation en cours » sera incluse dans la base de données dans les deux (2) jours ouvrables suivants, jusqu’à sa décision.

12.1. Devoir de confidentialité. NOVACODIFY, son personnel, ses contractants et ses Sous-traitants sont tenus de maintenir la confidentialité des données personnelles et de toute information de l’Utilisateur à laquelle ils accèdent à l’occasion du service. Cette obligation subsiste indéfiniment, même après la fin de la relation avec l’Utilisateur ou du lien de travail ou contractuel du personnel concerné.

12.2. Portée. L’information de l’Utilisateur ne pourra être divulguée que : (a) à l’Utilisateur lui-même ; (b) aux autorités compétentes qui la requièrent conformément à la loi ; (c) aux Sous-traitants, dans la mesure strictement nécessaire pour fournir le service ; et (d) lorsque l’Utilisateur l’autorise expressément. Aucune autre divulgation n’est permise.

12.3. Mesures de sécurité. NOVACODIFY met en œuvre des mesures techniques, humaines et administratives raisonnables pour protéger l’information contre l’altération, la perte, la consultation, l’usage ou l’accès non autorisé ou frauduleux, y compris : chiffrement en transit et au repos ; contrôle d’accès par rôle sous le principe du moindre privilège ; authentification multifactorielle pour l’accès administratif ; registres d’audit sur les données sensibles ; accords de confidentialité avec le personnel et les Sous-traitants ; copies de sauvegarde ; et formation périodique du personnel.

12.4. Responsabilité partagée de l’Utilisateur. La sécurité de l’information dépend aussi de l’Utilisateur, qui est responsable de la garde de ses identifiants, d’utiliser des appareils sûrs et de ne pas partager ses données d’accès, conformément aux Termes et Conditions.

12.5. Incidents. Face à un incident affectant des données personnelles, NOVACODIFY le déclarera à la SIC dans les termes et délais exigés, et informera les Titulaires affectés lorsque l’incident peut compromettre leurs droits.

13.1. La présente Politique s’applique à compter du 1er juillet 2026 et se substitue à toute version antérieure.

13.2. Les bases de données resteront en vigueur aussi longtemps que nécessaire pour les finalités déclarées et pendant les délais légaux de conservation.

13.3. NOVACODIFY pourra modifier la présente Politique ; les changements substantiels seront communiqués avec un préavis de quinze (15) jours calendaires via la Plateforme et le courriel enregistré. Tout changement impliquant une nouvelle finalité exigera une nouvelle autorisation.